Fiş Birleştirme

Fiş birleştirme, bir işletmenin finansal işlemlerindeki verileri daha düzenli ve anlaşılır hale getirmek için yapılan bir işlemdir. Fiş birleştirme işlemi, birbirine bağlı birçok belgenin tek bir belge haline getirilmesini sağlar. Bu belgeler arasında genellikle fatura, makbuz, ödeme belgesi gibi finansal belgeler yer alır.

Yol: ERP > Finans Muhasebe > Muhasebe İşlemleri > Fiş Birleştirme

İşletmelerde finansal işlemler genellikle ayrıntılı ve sayıca çok fazla olabilir. Fiş birleştirme işlemi, bu belgelerin sayısını azaltarak finansal işlemlerin takibini ve yönetimini kolaylaştırır. Birleştirilen fişlerin tek bir belge haline getirilmesi, finansal tabloların hazırlanmasını ve mali raporların oluşturulmasını da kolaylaştırır.

Fiş birleştirme işlemi aynı zamanda finansal verilerin doğruluğunu arttırır. Çünkü birleştirme işlemi sayesinde finansal verilerin kaybolması veya yanlış bir şekilde girilmesi gibi hataların oluşması riski azalır. Ayrıca, birleştirilen fişlerdeki verilerin tutarlılığı artar ve finansal raporların doğruluğu sağlanır.

Şimdi Workcube'de fiş birleştirme işlemi nasıl yapılır bakalım:

1. İşlem Grubu: Fiş birleştirme işlem grubu oluşturulduysa bu alandan seçilebilir.

ERP > Finans Muhasebe > Muhasebe Tanımları > Fiş Birleştirme İşlem Grupları

Not: Daha fazla bilgi için "Fiş Birleştirme İşlem Grupları" başlıklı yazı okunmalıdır.

2. Fiş Türü: Birleştirme işlemi sonrasında oluşacak fiş türü bu alandan seçilir.

3. İşlem Tipi: Birleştirilecek işlem tipleri bu alandan seçilebilir.

4. Şube: Belli bir şube için birleştirme işlemi yapılacaksa ilgili şube seçimi yapılır.

5. Başlangıç Tarihi: İşlem yapılacak başlangıç tarihi seçilir.

6. Bitiş Tarihi: İşlem yapılacak bitiş tarihi seçilir.

7. Fatura Başlangıç No: Sıralı faturalar varsa birleştirme işlemine başlanacak fatura numarası bu alana girilir.

8. Fatura Bitiş No: Sıralı faturalar varsa birleştirme işleminin bitirileceği fatura numarası bu alana girilir.

9. Fiş Başlama No: Sıralı fişler varsa birleştirme işlemine başlanacak fiş numarası bu alana girilir.

10. Fiş Bitiş No: Sıralı fişler varsa birleştirme işleminin bitirileceği fiş numarası bu alana girilir.

11. Başlangıç Hesabı: Birleştirme işlemi için başlangıç hesabı bu alandan seçilir.

12. Bitiş Hesabı: Birleştirme işlemi için bitiş hesabı bu alandan seçilir.

13. Kaydeden: İşlemi kaydeden kullanıcı bu alandan seçilebilir.

14. Hareket Birleştirme Tarihi: Oluşturulacak belge için birleştirme tarihi belirtilir.

15. Açıklama: Herhangi bir detay belirtilmek istenirse açıklama alanına yazılır.

16. Hesap Bazında Grupla: Muhasebe hesaplarına göre gruplayarak fiş oluşturulmak için bu checkbox seçilmelidir.

17. Gün Bazında Grupla: Birleştirilecek fişleri gün bazında toplayarak fiş oluşturulmak için bu checkbox seçilmelidir.

Fiş Birleştirme XML Ayarları

1. Seçili Gelecek İşlem Tipi (Process ID): Process ID girildiğinde default olarak seçili gelmesini sağlar.

2. Seçili Gelecek Başlangıç Tarihi: Tarih girildiğinde default olarak bu alana girilen tarihin gelmesini sağlar.

3. Seçili Gelecek Bitiş Tarihi: Tarih girildiğinde default olarak bu alana girilen tarihin gelmesini sağlar.

4. Seçili Gelecek Fiş Birleştirme Tarihi: Tarih girildiğinde default olarak bu alana girilen tarihin gelmesini sağlar.

5. Gün Bazında Seçeneği Seçili Gelsin: Evet seçilirse, gün bazında grupla checkbox’ı seçili olarak gelir.

6. Hesap Bazında Seçeneği Seçili Gelsin: Evet seçilirse, gün bazında grupla checkbox’ı seçili olarak gelir.

7. İşlem Kaydedildikten Sonra Tekrar Ekleme Sayfası Açılsın: Evet seçildiğinde, birleştirme işlemi sonrasında ekleme sayfası açılır. Hayır seçildiğinde, birleştirme işlemi sonrasında oluşturulan fişin detayı açılır. 

8. Muhasebe Seçili Olmayan İşlem Tipleri Gelsin: Evet seçilirse, işlem kategorilerinde muhasebe hareketi yapmayan işlem tiplerinin gelmesini sağlar.       

9. Max Tarih Aralığı: 1 veya 3 ay olarak seçilebilir.

10. Borç veya Alacak'a Göre Hesap Bazında Gruplama Yapılabilsin: Hesap bazında gruplamayı borç veya alacağa göre yapılmasını sağlar.

Birleştirilen fişler, muhasebe fişleri listeleme sayfasında “Birleştirilmiş Fişler” filtresi seçilerek görüntülenebilir.

Not: Daha fazla bilgi için "Muhasebe Fişleri" başlıklı yazı okunmalıdır.

Uyarı: Birleştirilmiş fişlerin içerinde bulunan fişler Muhasebe Fişleri sayfasında tekli olarak görüntülenmez. Fişleri görüntüleyebilmek için birleştirilmiş fişin detayına gidilmelidir.

• Birleştirilen fiş detayına gidildiğinde fiş ekleme, fiş çıkarma, fiş çözme, fiş kilitleme, tarihçe ikonları bulunmaktadır. Bu ikonları ile sırasıyla aşağıdaki işlemler gerçekleştirilir;

1. Kayıtlı birleştirilmiş fişe farklı bir fiş eklemek için "artı" ikonuna tıklanır. Tıklandığında güncelleme ekranında bulunan birleştirilmiş fişe eklenebilecek sistemde kayıtlı Muhasebe Fişleri ekranı gelmektedir. Seçimler yapılarak yeni fişler eklenebilir.

2. Birleştirilmiş fişten fiş çıkarmak istendiğinde "eksi" ikonuna tıklanır. Tıklandığında birleştirilmiş fişte bulunan fiş kayıtlarının listelendiği sayfa gelir ve çıkarma işlemi yapılır.

3. Birleştirilmiş fiş detayında güncelleme yapılması için birleştirilmiş fişi geçici olarak çözerek ilgili güncelleme veya değişiklik işlemleri yapılır. Fiş çözme ikonuna tıklandığında birleştirilmiş fiş geçici olarak çözülmüş olacaktır. Muhasebe Fişleri listeleme sayfasında “Geçici Açık Fişler” olarak filtrelendiğinde görüntülenecektir.

4. Birleştirilmiş fişi çözmek için bu ikona tıklanır. Tıklandığında birleştirilmiş fişler çözülecektir. Birleştirilmiş fişler içerisinde bulunan fişler tekrardan Muhasebe Fişleri sayfasında görüntülenir. Birleştirilmiş fişte gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra Muhasebe Fişleri listeleme sayfasında bulunan aşağıdaki ikon tıklandığında birleştirilmiş fiş tekrardan oluşturulur.

5. Tarihçe ikonu ile birleştirilmiş fişin tarihçesi görüntülenir.

6. Yazıcı ikonuna tıklanarak birleştirilmiş fişin tanımlı print şablonu ile çıktısı alınabilir.

Bir belgeye ait olan fiş birleştirdikten sonra ilgili belge detayında güncelle butonları gelmeyecektir. Belge detayından muhasebe fişi ikonuna gidildiğinde "Muhasebe Modülünde Hareket Birleştirme İşlemi Yapılmıştır!" ibaresi gelecektir. İbarenin yanında yer alan ilgili fiş numarasından birleştirilmiş fişin detayına gidilir.

Örneğin;

Uyarı: Birleştirilmiş fişe ait belgeler güncellenemez.