Bütçe Planlama ve Kontrol

Bütçe disiplindir. Hedefleri izlemek ve maliyetlerini kontrol altında tutmak işletmeler için hayati önem taşır. Workcube, bütçe işlemi yapan iş fonksiyonları gerçek zamanlı bütçe kayıtları oluşturur. Bu kayıtlar size planlı veya plansız tüm harcama ve gelirlerin izlenmesini sağlar. Eğer gelir ve masraflarınızı gelir-masraf merkezlerine göre planlamış iseniz sonuçlar ile planları her an karşılaştırabilirsiniz.

Bütçe araçlarını etkin kullanmak için 4 kavramı bilmelisiniz;

1. Gelir ve Masraf Merkezi: Gelir ve masrafların oluştuğu işletme için özel bir anlam yüklenebilen mantıksal bir gruplama yaklaşımıdır. Şube, departman, iş birimi, takım gibi organizasyon birimleri birer gelir-masraf merkezi olabilir. Ürün ve hizmet kategorilerine göre gelir-masraf merkezleri tasarlanabilir.
2. Bütçe Kategorisi: Gelir ve masrafları ayrıştırmaya yarayan mantıksal gruplardır. İnsan Kaynakları, Üretim, Ar-Ge gibi üst kategoriler oluşturabilirsiniz.
3. Bütçe Kalemi: Gelir ve masrafları bütçe kategorileri altında ayrıştırmaya yarayan mantıksal gruplardır.  Kırtasiye Giderleri, Yakıt Giderleri, İmalat Gelirleri gibi bütçe kalemleri oluşturulabilir.
4. Bütçe Bağlam ve Boyutları: Aktivite bazlı maliyet takibi yapabilmek için bütçeyi boyutlandırabilirsiniz.

1. İşlem kategorilerinde bütçe işlemi yapılsın seçeneğinin işaretli olması gerekir.
2. Ürün ve hizmetlerin bütçe merkez, kalemlerinin tanımlanmış olması gerekir. Bazı durumlarda ürün-hizmetler masraf ve gelir şablonuna bağlanarak otomatik bütçe dağıtım kayıtları oluşturulabilir.

Bu ayar ve tanımlar yapıldığında sistem her bir işlemin bütçe kayıtlarını yapar.

Örnek Kurgu:
Santifirüj ve kaynak makinesi imalatı yapan bir firmanın imalat, satış, servis ve finans-idari işler departmanları vardır.

Santifirüj imalatında paslanmaz çelik sarf edilirse;
Masraf-Gelir Merkezi: İmalat
Bütçe Kategorisi: İmalat Giderleri
Bütçe Kalemi: İmalat Sac Giderleri

Finans departmanındaki bir çalışanın kullandığı aracın kirası ödendiğinde;
Masraf-Gelir Merkezi: Finans ve İdari İşler
Bütçe Kategorisi: Ulaşım Giderleri
Bütçe Kalemi: Araç Kiraları

Kaynak makinesi satıldığında;
Masraf-Gelir Merkezi: Satış
Bütçe Kategorisi: Satış Gelirleri
Bütçe Kalemi:Kaynak Makinesi Satış Gelirleri

Yemek şirketi yemek faturası kestiğinde;
İmalatta 30, Satışta 10, Finans ve İdari İşlerde 10 kişi çalışıyor ise masraf çalışan sayılarına göre paylaştırılır.
Masraf-Gelir Merkezi: %60 İmalat, %20 Satış ve %20 Finans ve İdari İşler
Bütçe Kategorisi: Genel Giderler
Bütçe Kalemi: Mutfak Harcamaları.

Bir tedarikçiye banka havalesi yapıldığında havale için ödenen masraf;
Masraf-Gelir Merkezi: Finans ve İdari İşler
Bütçe Kategorisi: Finansal Giderler
Bütçe Kalemi: Havale EFT Harcamaları.

Örneklerden anlaşılacağı gibi bütçe işlemi yapan tüm iş fonksiyonları kaydedildiğinde veya güncellendiğinde bütçe sonuçları kendiliğinden oluşur.

İpucu: Bu sonuçları hedefler ile karşılaştırmak veya raporlamak istiyorsanız bütçe planlama fişlerini kullanarak planlar yapmalısınız.

Bütçe Planlama Fişi Nedir?

Belirli bir zaman aralığında harcama sınırlarını ve gelir hedeflerini o zaman aralığının sonunda olan-biten ile karşılaştırmak için oluşturulmuş planlama ekranlarıdır. Planlama fişlerinde masraf-gelir merkezleri, planlayan, hedef verilen ve bütçe kalemleri girilerek planlama yapılır.

• Daha fazla bilgi "Bütçe Planlama Fişleri" başlıklı yazıdan okunabilir.

Bütçe Dağıtım Şablonu Nedir? Masraf ve Gelir fişleri ve faturalarda gelir ve harcamaları masraf –gelir merkezlerine bölerek paylaştıran dağıtım anahtarı ve kurallardır.

• Daha fazla bilgi "Bütçe Dağıtım Şablonları" başlıklı yazıdan okunabilir.

Dikkat: Alış ve satış faturalarına eklenen ürün ve hizmetler bütçe kayıtları oluşturur.  Dolayısıyla satılan-alınan tüm ürün ve hizmetlere bütçe kalemleri set etmek gereklidir. Ürün kayıt ekranlarındaki muhasebe ve bütçe tanımlarını yapmalısınız.

Bütçe, Gerçekleşme, Serbest Kullanım ve Plan Dışı Harcamalar

İşletme birimleri yıl içinde yapacağı tüm yatırım ve harcama tutarlarının bütçesini hazırlar. Böylece harcama yapılmadan önce bütçede karşılığı olup olmadığı kontrol edilir. Yeterli bütçe var ise harcama yapılmasına izin verilir. Yeterli bütçe yok ise harcama bloklanır. Bütçe aşımı nedeniyle plan dışı harcamalar onaya tabii tutulur. 

Mal ve hizmetler iş birimleri tarafından talep edilir. Talep aşamasında her bir mal ve hizmetin talep edilen masraf merkezinde bütçe kategorisi veya bütçe kalemi için planlanmış bütçe tutarına bakılır. Daha önce bu bağlamda harcanmış olan rakam düşülerek serbest kullanım tutarı bulunur. Talep edilen tutar serbest kullanım tutarının altında ise bütçe rezerve edilir. Talep sürecinin sonuçlanması teklif almak, doğru ürün ve tedarikçileri seçmek, sipariş vermek ve anlaşma yapmak gibi bir dizi işlemin sonuçlanması demektir. Dolayısıyla iç talebin onaylanmasından siparişin verilmesine kadar geçen sürede bütçe kontrol çalışır.

Bütçe Kontrol ve İzleme Raporuna bütçe detayından ve Raporlar listesinden ulaşılılır. Proje Dashboard'una ise Dashboard listesi altından erişilir.