Muhasebe Defterleri


Muhasebe defterleri bir mali yıl içinde tüm muhasebe hareketlerinin kayıt altına alındığı defterlerdir. Defterler aynı zamanda yasal evraklardır. Mali denetim, adli ve idari yargı süreçlerinde defterler kanıt olarak kullanılan evraklardır. Defterlerin ülkelere göre mevzuat değişiklikleri birlikte beş yıl saklanması gerekir.

Günümüzde defterler kağıt olarak kullanılabildiği gibi elektronik olarak da saklanabilirler. Vergi mükelleflerinin hangi standartlarda defter tutmak ve saklamak zorunda olduğu mevzuat tarafından belirlenmiştir. Elektronik olarak kayıt tutmak ve kayıtları saklamak için e-arşiv ve e-defter entegrasyonu yapılmalıdır. W3 içinde yer alan WEX platformu elektronik defter kaydetme ve saklama için geliştirmiştir.

Not: E-Arşiv entegrasyonu aynı zamanda e-fatura uygulamasını da içermektedir. Lütfen ERP/SD/Fatura modülünü inceleyiniz.


İpucu: İşletmeniz için defterlerinizi tutan SM/SMMM ya da YMM’nize ait sözleşme açıklaması, sözleşme çeşidi, sözleşme tarihi ve sözleşme numarası bilgilerinin defterde gösterilmesi zorunludur. Ancak defter işletmenizin bünyesindeki bir çalışan tarafından tutuluyor ise sözleşme açıklaması, sözleşme çeşidi, sözleşme tarihi ve sözleşme numarası tire (-) karakteri kullanılarak geçilmelidir. Aksi takdirde bu alanlar boş bırakılmış ise defter oluşturma esnasında kontrollere takılacağından defter oluşturma işlemi gerçekleşmeyecektir.


İpucu: Gelir İdaresi Başkanlığı’nca belirlenen standart belge tiplerinin dışında farklı bir belge tipi kullanacak iseniz bu belge tipinin mutlaka diğer (other) seçeneğini işaretlemeli ve açıklama alanına kısaltma kullanmadan tanımını girmelisiniz. Bu tanımlamalar yapılmadığı takdirde defter oluşturma esnasında defterin standart belge tiplerini içermediğine yönelik uyarı alacak ve elektronik defterinizi oluşturamayacaksınız.


İpucu: Elektronik defterlerde her kaydın belge tipi ve ödeme şekli olmalıdır. Ancak burada önemli olan muhasebe kaydına esas teşkil eden işlemin matbu bir evrağının olup olmamasıdır. Şayet matbu bir evrakı yok ise kesinlikle belge tipi ve ödeme şekli girilmemelidir.


Dikkat
Gerek fiziksel gerekse elektronik olsun defterler basılmadan/oluşturulmadan önce yevmiye numaralarının mutlaka sıralı olması gerekmektedir. Bu sebeple defterlerinizi bastırmadan/oluşturmadan önce yevmiye numaralarında düzenleme yapmanız gerekmektedir. Bu işlemin yapılmadığı durumda elektronik defteriniz hata alacaktır.

Yeni bir aya ait elektronik defter oluşturulmak istenildiğinde mutlaka bir önceki defter arşivlendi aşamasında olmak durumundadır. Aksi takdirde yeni defter dönemine ait elektronik defter oluşturulamaz.


Tavsiye
Elektronik defterlerinizi oluşturmadan önce muhasebe fişleri ekranından defter döneminize ait kayıtları listeleyerek yevmiye numaralarının sıralı ve kayıtlarınızın mevzuatta belirtilen şekilde e-defter uyumlu olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Aksi takdirde elektronik defterinizin aşaması resmi defter olduktan sonra ilgili defter dönemi kilitlendiği için sorunlu kayıtlarınızda silme/güncelleme işlemi yapamayacak ve elektronik defteriniz Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletildiğinden silip yeniden oluşturamayacaksınız.

Sorunlu defteri yeniden oluşturmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’na defterin iptali için başvuruda bulunmanız gerekmektedir. Ancak defterin iptali gerçekleştiğinde sorunlu defteri silip yeni defter oluşturabilirsiniz.


Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler