Süreç Grupları

Workcube'ün çekirdeğinde iş akışlarını düzenleyen, yetki ve sorumluluklara göre fonksiyonları kullanıcılara paylaştıran Business Process Management bulunur. Süreçler de bu BPM altında yer alır. Süreçler Workcube formları içinde en kritik elementtir. Yapacağınız işlemin kontrolünü yapar, gideceği yönü belirler, uyarılar yapar, mailler atar yani işlemi yapıp yapamayacağınıza karar verir. Süreçlerin bir alt kırılımında bir işlem gerçekleştirilirken farklı kullanıcı veya departmanların onay, red, kontrol, uyarı gibi mantıksal iş akış kurgularının eklenebileceği belge akışını düzenleyen aşamalar bulunur. Bu işlemleri gerçekleştirebilmek için aşamalara kullanıcılar eklenir.

Yol: Kontrol Paneli > BPM > Süreç Grupları

Organizasyon içerisinde çalışanların bağlı olduğu süreç grupları oluşturabilirsiniz. Süreç grupları aynı departmana bağlı çalışanlardan seçilebileceği gibi farklı şube ve departmanlara bağlı bulunan çalışanlar ile de  oluşturulabilir. Süreç grubu sistemdeki kullanıcıların yetkilerinin kontrolünü daha sistematik yapabilme noktasında kullanılabilir bir yöntemdir. Süreç grubunda yapılan bir değişiklik sayesinde süreç grubunun ilişkili olduğu aşamalar tek seferde değişmiş olur.

Süreç Grupları sayesinde çalışanlarınızın şirket içindeki rollerine göre sistematik olarak aşamalara yetkilendirme işlemi yapabilirsiniz. Örneğin; firmanızda Satış ve Pazarlama departmanında işe başlayan yeni kişiyi direkt olarak ilgili süreç grubuna eklediğinizde ya da Muhasebe biriminizdeki farklı kullanıcılara daha önceden standardize ettiğiniz "Süreç Grupları" sayesinde daha hızlı yetkilendirme işlemi yapabilirsiniz.

Yetkili Pozisyonlar (Maker): Aşamayı görebilecek, kaydetme ve güncelleme işlemi yapabilecek kullanıcılar.

Onay ve Uyarılacaklar (Checker): Süreç ilgili aşamaya çekildiğinde bildirim gidecek, onaylayacak ya da red edecek kullanıcılar.

Bilgi Verilecekler: Süreç ilgili aşamaya çekildiğinde bilgi verilecek kullanıcılar.

Süreçler: İlgili süreç içerisinde yetkilendirme yapılmak istenen aşamalar işaretlenerek kullanıcılara yetkilendirme yapılır.

 Süreç Gruplarının aşamalar ile ilişkilendirilmesi

Süreç grubu ilk kaydedilirken aşamalar ile ilişkisi kurulur. Aslında süreç grubu içerisinde işlemler tamamlanmış olur. 2.bir seçenek ise süreç grubunu ekledikten sonra süreç detayından da aşamalar ile ilişkisi kurulabilir.

Aşama detayında yer alan maker-checker bloklarından kullanıcıların eklenebildiği gibi "Süreç Grupları" ile toplu halde de eklenebilir. Süreç grubunun tanımlaması yapıldıktan sonra sürece ait aşamaya gidilerek Süreç Grubu yanında yer alan "+" butonuna basılarak kaydedilmiş olan süreç grubu seçilir ve ilişkisi kurulmuş olur. 

Burada yer alan sil butonu üzerinden aşama ile ilişkisini kesebilir ya da güncelle butonu üzerinden değişiklik gerçekleştirebilirsiniz.

Dikkat: Aşama detayında yer alan süreç grubu içerisinde güncelleme yapıldığında sadece bu aşama için geçerli olmaz. Aynı zamanda süreç grubu içerisinde değişiklik yapılmış olunur. Bu süreç grubunun dahil olduğu bütün süreç-aşamaları etkileyecektir.