Proje Planlama ve Hazırlık

Kurumsal iş yazılımı yerleştirme projeleri doğası gereği çok boyutlu projelerdir. Çoğunlukla implementasyon yapılırken eş zamanlı olarak değişim yönetimi de yapılır. İşletmeler bu projelerde iş yapış biçim ve süreçlerini iyileştirmeyi hedefler. Bu değişimle birlikte yeni prosedürler, örgütsel yenilenme gibi çok sayıda aşılması gereken zorluklar meydana gelir. Öte yandan implementasyon IT altyapısında teknik iyileştirmeyi tetikler. Hayat devam ettikçe rekabet koşulları değişir, yasalar değişir, teknolojiler değişir ve işletmeler bu değişimle başa çıkmaya çalışırlar. İşletmenin iş pratiklerine bağlı olarak yazılım da değişimden nasibini alır. Bir başka ifadeyle implementasyon ve yazılım iyileştirmeleri maalesef hiç bitmez. Bu günümüzde tabii bir durumdur. Dijital ekonomide dijital faaliyetler tıpkı lojistik, satış, pazarlama, üretim gibi kesintisiz devam etmesi gereken bir alandır.

Workcube implementasyon süreci müşterinin Workcube ile ilk temas kurduğu günden yaşam boyu kullanım döngüsüne kadar tüm süreçleri kapsar.

Gerçekte süreç iyileştirme ve buna bağlı olarak dijital faaliyetler hiç bitmez. Her bir dijital sıçrama bir proje olarak tarif edilmelidir. Başı-sonu iyi tarif edilmemiş, ucu açık ve nerede biteceği belirlenmemiş projeler büyük sorunlar oluşturmaktadır. Bu bir paradokstur. Projenizin hem sonu belli olmalı hem de sürekli devam etmelidir. İşletme; sürekli mükemmelleşme hedefinde olmalı ve bu hedeflere bağlı olarak yepyeni gelişim projeleri ortaya konulmalıdır.

Workcube “Holistik-Bütünsel” olarak dijital dönüşüm yaparak işletmenin rekabetçi gücünü arttırmayı hedefler. Hedef tek ve sonsuzdur; “Rekabetçi gücü yükseltmek”. Ancak bu hedefe tek bir proje ile ulaşamazsınız. Nihai ve sonsuz tek hedefe varabilmek için hedefi aşamalara ayırmalı ve ara duraklar belirlemelisiniz. Her bir hedef ve ara durak için projeler tasarlamalı ve ara duraklarda projeyi değerlendirmeye tabii tutmalısınız.

Projenin Paradigmasını belirleyin.
En yalın anlatımıyla paradigma; neyi nasıl algıladığımızı, neyi benimseyip benimsemediğimizi olaylara, konulara bakış açışımızı ortaya koyar. Bir bakıma projenin ruhudur. Projenize ruh katmak için bir paradigma inşa etmelisiniz.

Hedefi ve başarım kriterleri belirlenmiş proje kolay yönetilir.
Proje hedefleri belirgin ve anlaşılır olmalıdır. Proje sonunda varılacak yer neresidir? Net bir biçimde ortaya koymalısınız. Hedeflere varılıp varılmadığını anlamak için başarım kriterlerini belirlemelisiniz. Proje sonunda başarınız nasıl ölçülecek? Göstergeleri baştan belirlerseniz proje sonuçlarını kolaylıkla ölçersiniz.

Tavsiye
Projeyi planlamaya başlamadan önce “stratejik çerçeve” çalışmasını incelemelisiniz.

Assessment , QPIC-RS ve  Zaman-Değer Matrisi ni Karşılaştırın

Proje planı hazırlanırken üç belge kontrol edilmelidir. Değişiklikler proje kapsam ve süresine etki edebilir. Bu durumda proje bütçesi değişebilir. Böyle bir durum oluştuğunu düşünürseniz proje sponsorunu ve diğer yöneticileri bilgilendirmeniz gerekir.

Workcube satış sürecinde işletmeler ön incelemeye tabi tutulur. Ön incelemede W3 Assessment metodolojisi uygulanır. W3 Assessment soru cevap biçimindedir. Uzman bir Workcube danışmanın cevaplayabildiği gibi işletmeler kendileri de bu sorulara cevaplar vererek ihtiyaçları belirleyebilirler. Assessment dokümanı Workcube’ün işletmeye nasıl uygulanacağını, işletmenin iş yapış biçimlerinin hayata nasıl geçeceğini ortaya koyar.

QPIC-RS’nin ilk versiyonu “Stratejik Çerçeve” kapsamında yapılır. Proje başladığında QPIC-RS matrisinin kontrol edilmesi ve gerekiyorsa güncellenmesi gerekir. Diğer yandan Dijital Dönüşüm Yol Haritası kapsamında “Zaman-Değer Matrisi” çıkarılır. Proje planlama aşamasında öncelikler değişebilir. Proje kilometre taşları ve sıralama yeniden düzenlenebilir.

Dikkat
Projeyi planlamaya başlamadan önce satış aşamasında yapılmış olan “W3 Assessment” çalışmasını inceleyiniz. Eğer yapılmamışsa mutlaka yapın. Bu çalışma kapsam belirlemek için size yardımcı olur.

Tavsiye
Çoğunlukla planlama evresi ihmal edilir. İyi planlanmamış projelerin başarı oranının düşük olduğunu unutmayın. Proje planı için gereken hazırlıkları ve zamanı harcamaktan çekinmeyin. Bu sizi daha başarılı yapacak ve proje hedeflerine daha kolay vardıracaktır.

Proje Kapsamı
Workcube lisansın kapsamı ile implementasyon projesinin kapsamı her zaman birebir değildir. Proje kapsamı Workcube'ün hangi bölüm, modül ve fonksiyonları uygulanacak? sorusunun cevabıdır. Proje kapsamını belirlemeden projeler sonlandırılamaz. Aşağıdaki matris proje kapsamını oluşturmanıza yardımcı olur.

Tablo 1- Proje Kapsam Şablonu

Kısaltmalar:
AD: Analiz ve Danışmanlık
VÇ: Veri Çevrimi
G: Geliştirim
T: Test
ED: Eğitim ve Dokümantasyon

Proje kapsamında sektörel veya stratejik danışmanlık hizmetleri verilecekse bu hizmetlerin neler olacağını belirlemelisiniz. Uyarlama, Geliştirme ve Stratejik Danışmanlık hizmet sürelerini ön görmelisiniz.

Tablo 2- Proje Kapsam Ekler Şablonu

Dikkat
Proje kapsamı aynı zamanda proje ilerleme ve tamamlanma aşamalarını kontrol edebileceğiniz bir referans dokümandır. Bir bakıma kapsam dokümanı müşteriye verilen taahhüttür.