Muhasebe Fişleri

Workcube üzerinde muhasebe hareketi yapan işlemlerden doğan fişlerin tamamının listelenebilmesi ve üzerinde değişiklik yapılabilmesine olanak sağlayan sayfadır.

Yol: ERP > Finans Muhasebe > Muhasebe İşlemleri > Muhasebe Fişleri

Muhasebe Fişleri, Workcube üzerinde muhasebe hareketi yapan işlemlerden doğmuş fişlerin listelenmesini ve üzerinde manuel değişiklikler yapılabilmesini sağlar. Dönem işlemlerinde kullanılan açılış fişleri, kapanış fişleri de dahil olmak suretiyle özellikle mahsup fişi, tediye fişi ve tahsil fişleri görüntülenebilir. Muhasebe fişleri, işlem kategorileri ile entegre çalışır. Bir işlemin muhasebe hareketi yapıp yapmayacağı işlem kategorilerinde belirlenir. Eğer muhasebe hareketi oluşturan bir işlem kategorisi ile belge kaydediliyorsa, ilgili fiş mutlaka muhasebe fişlerinde sayfasında incelenebilir.

Kullanıma başlamadan önce:

1. Muhasebe hesap planı tanımlamaları
   
2. Muhasebe fiş numaraları tanımlama
3. İşlem kategorileri tanımlamaları (Belge ve tipi ödeme şekli dahil)
   
4. Kasa, Banka ve Cari hesap muhasebe tanımlamaları
5. Şube, departman ve lokasyon muhasebe tanımlamaları

Eksiksiz bir şekilde implemente edilmesi gerekmektedir.

Muhasebe Fişleri Listeleme

Muhasebe Fişleri listeleme sayfasında yer alan filtrelerin işlevlerini inceleyelim.

1. Belge Bazında / Satır Bazında: Muhasebe işlemi yapan bir belgenin içerisinde birden fazla satır olabilir, her bir satır farklı bir muhasebe hesabına kayıt atabilir. Fakat oluşturduğu fiş tek ve benzersiz bir fiştir. Toplu gelen havale işlemini ele alabiliriz. Bir belge içerisinde 10 adet satır olabilir, her satırda farklı bir cari hesap için kayıt atılabilir. Bu durumda eğer belge bazında filtresi kullanılırsa, ilgili havale ile ilgili 10 satırın toplamı olan tek bir satırda listelenir. Satır bazında listelenirse, aynı fiş numarasına ait bütün satırlar ayrı satırlarda gösterilir.
2. İşlem Tipi: Muhasebe hareketi yapan işlem kategorileri listelenir.
3. Muhasebe Kodu: Bir muhasebe koduna atılmış kayıtları spesifik olarak listelemek için kullanılır. İki alanda doldurulursa ilk alan başlangıç kodu, ikinci alan bitiş kodunu temsil eder. İki muhasebe hesap kodu arasında atılmış bütün kayıtlar listelenir.
4. Cari Hesap: Cari hesaplara atılmış muhasebe fişlerini gösterir. Cari hesabın muhasebe hesap kodları, Kurumsal hesap detayında belirlenen "Muhasebe Çalışma Dönemleri" popup'ında belirlenen muhasebe hesap kodlarıdır.
5. Kaydeden: İlgili fiş hangi formdan/belgeden oluşmuşsa, o formu/belgeyi kaydeden kişidir.
6. Şube: Fişleri şube bazında ayırt edebilmek için kullanılır. 
7. Proje: Proje bazında oluşmuş fişleri listelemek için kullanılır. Bir projeye bağlı muhasebe fişleri oluşturabilmek için, proje muhasebe kodları tanımlanmalıdır. Aynı zamanda, bir belge kaydedilirken de proje seçilebilir. Örneğin, bir havale kaydettiğimizi düşünelim. Havale belgesi oluşturulurken proje seçimi yapılırsa, havale belgesi ile proje arasında bağlantı kurulur ve havalenin oluşturduğu muhasebe fişi, bu projeye bağlı olarak listelenir.
8. Fişler: Birleştirilmiş Fişler, birleştirilmemiş ve manuel oluşturulan fişler için filtreleme yapılmasını sağlar.
9. İşlemler: Fiş çeşitlerinin listelendiği filtredir. Açılış fişleri, kapanış fişleri, mahsup fişleri ve tediye fişleri ile özel fişler filtrelenebilir. Bir fişin hangi çeşit fiş olduğu, işlem kategorisinden otomatik olarak gelir.
10. Muhasebe Seçeneği: IFRS ve tek düzen muhasebe seçeneklerine göre listeme yapılmasını sağlar.
11. Belge Tipi: Belge tipleri, işlem kategorilerinde tanımlanır. Check, invoice, voucher, shipment ve receipt gibi işlem tipleri, işlem kategorisine bağlı olarak tanımlanır. Örneğin Gelen havale için işlem kategorisi oluşturuluyorsa, belge tipi receipt olarak seçilmelidir. Özellikle e-defter gönderimlerinde elzem bir alandır. Bu filtre sayesinde, Muhasebe fişi atılmamış ancak belge tipi bulunmayan fişler tespit edilir.

Dikkat: Muhasebe fişleri şube ve departmanlara göre nasıl ayırt edilir ve takip edilir?

Workcubede depo ve lokasyonlar departmanlara, departmanlar ise şubelere bağlıdır. Muhasebe hareketi yapan bir belge kaydedilirken seçilen şubeye göre mahsup fişleri ayırt edilebilir. Örneğin gelen havale ve Kredi kartı tahsilatları kaydedilirken direkt olarak şube seçimi yapılır. Fatura, masraf fişi veya irsaliye gibi işlemler kaydedilirken ise depo ve lokasyon bilgileri tanımlanır. Seçilen lokasyon bilgisi ile şube arasında bağlantı kurularak, ilgili muhasebe fişi hangi şubeye bağlı olarak oluşturulduğu izlenebilir.

Muhasebe fişleri görselde görüldüğü şekilde listelenir. 

Belge No kolonu fişin kaynak belgesinin numarasını ifade eder.

Dikkat: Fiş numaraları ve yevmiye numaraları, dönem başında belirlenen fiş numaralarına göre sıralı olarak oluşur.

Tip: Defter gönderimleri sırasında yevmiye fiş numaralarının sıralı gitmemesi durumunda hata mesajı alınacaktır. Muhasebe fişleri sayfası kullanılarak, hangi yevmiye numarasından itibaren fiş numarası düzeninin bozulduğu tespit edilebilir, daha sonra "Fiş numaraları düzenle" sayfası kullanılarak yevmiye numaraları tekrar düzenlenebilir.

Örnek Muhasebe Fişi

Örnek bir mahsup fişi detayı yukarıdaki görselde incelenebilir. İşlem tipi, bu belgenin invoice kategorisinde bir işlem kategorisinden oluştuğunu belirtir. Bu tanımlama direkt olarak GF-133 belgesi kaydedildiğinde oluşacağı gibi aynı zamanda manuel olarak da değiştirilebilir.

İşlem Detay butonu kullanılarak, ilgili fişin kaynak belgesine gidilebilir.

Basket alanında ise ilgili fişe ait muhasebe kayıt satırları görüntülenebilir.

Tip: İşlemi olmayan muhasebe fiş kayıtlarını Bakım > İşlemi Olmayan Muhasebe Fişleri yolu ile görüntülenip aynı zamanda temizleyebilirsiniz.

Dikkat: Belge tipi ve Ödeme şekli tanımlarınızı yapmayı unutmayınız. İmplementasyon sürecinin konusudur.