Belgeler ve Sistem Belge Numaraları


Workcube üzerinde çok sayıda işlem için belge tanımları yapılır ve bu belgelere sistem numaraları verilir. Bir belge kayıt edilmek istediğinde otomatik olarak kayıt belge numarasını sistem verir. Böylelikle ardışık olarak numaralar tüm kullanıcılar için aynı dizinde ilerler.


Yol: Kontrol Paneli > System > Genel Ayarlar > Belge Numaraları



Belge Numaraları 

Sistem genel belge numaraları bulandan yapılır. Genel sayfa numaraları, finansal sayfa numaraları gibi bölümlere ayrılır. Burada seri ve başlangıç numarası verilir. Burada verilen seri ve numaraya göre ilgili kayıtlar buradan beslenir ve bir atarak devam eder. Bu sayede aynı belge numarasının verilmesi engellenmiş olur. Burada verilen belge numaraları sistem genelinde yani bütün kullanıcılar için geçerli olur.


Dikkat: Her bölüm ayrı çalışır. Bu nedenle sayfada yer alan bütün alan doldurulup en son tarafta yer alan kaydet butonu yeri her başlık altında yer alan kaydet butonu ile işlem yapmak gerekir.

İpucu: Kontrol Paneli > Settings > Belge Numaraları altında yer alan numaralar kişi bazlıdır. Bu işlem fatura, tahsilat makbuzu veya irsaliye kesen bir çalışana bu belgelerin koçanlı olarak teslim edilmesine benzetilebilir.



Belge Tipleri

Yol: Kontrol Paneli > System > Genel Ayarlar > Belge Tipleri

Belge türü kavramı temel olarak Workcube üzerinde yapılan herhangi bir kaydın dayandığı kaynak belgeleri sınıflandırmak ve izlemek için kullanılır.

Belge türleri yasal kayıtlar için de kullanılabilir. Örneğin; vergi ödemeleri, sigorta ödemeleri, oda ve dernek üyelik ödemeleri gibi masraflar için bir fatura almazsınız, vergi ödeme makbuzu, oda makbuzu gibi farklı türde belgeler alırsınız. Ancak, bunların tümü yasal giderlerdir ve bunların sisteme Masraf Fişi olarak kaydedilmesi gerekir. Ancak diğer yandan, bu masrafın hangi belgeye dayandığını takip etmek isteyebilirsiniz. Bu belge türlerini tanımlayarak kaynak belgenin türünü de takip edebilirsiniz.

Belge Tipleri tanımlanırken hangi Workcube ekranlarında kullanılması isteniyorsa o ekrana ait Fuseaction bilgisinin (ekranın URL'inde "=" ile "&" işaretleri arasında kalan alan Örneğin; cost.form_add_expense_cost) belge tipi tanımlama ekranına eklenmesi gerekir. Fuseactionlar aralarına virgül konarak arka arkaya eklenmelidir.



Belge Şablonları

Yol: Kontrol Paneli > System > Genel Ayarlar > Belge - Form Şablonları

Belge şablonları bilgi kayıt, ekleme, cevap ve takip notlarının hızlı, kolay ve standart kalitede girilmesini sağlamak amacıyla kullanılır. Örneğin; bir iş kaydını girereken şablon seçilirse "html text area" alanlarına tasarlanan şablon otomatik olarak gelir. Böylelikle bilgiler kolaylıklar girilir. Şablon kullanılan belgeler "Modül" selectbox'ında seçilerek şablon oluşturulur.


  • Takip Şablonu Olarak da Kullan: Bu kutucuk işaretlendiğinde hazırlanan şablonun, Çağrı Merkezi Başvuru detayında ilgili kişilere takip notu gönderirken hazır şablon olarak kullanılmasını sağlar.
  • E-Postada Logo Gönderilsin: Bu kutucuk işaretlendiğinde, hazırlanan şablon e-posta olarak gönderilirken şirket logosunun eklenmesini sağlar.
  • Lisans Sözleşmesi: Bu kutucuk işaretlendiğinde hazırlanan şablon, kullanıcılar sisteme girdiklerinde ekrana gelir. Kullanıcılar  "Okudum, onaylıyorum" kutucuğunu işaretleyip kaydetmedikleri sürece sistem üzerinde işlem yapamazlar. 

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?