Workcube BPM
Süreç - İş Akış Yönetimi

Workcube'ün çekirdeğinde iş akışlarını düzenleyen, yetki ve sorumluluklara göre fonksiyonları kullanıcılara paylaştıran BPM – Business Process Management vardır.  BPM araçları Workcube uygulamasının her modül ve fonksiyonunun süreçlere uygun olarak çalışmasını sağlar. Ayrıca modül ve fonksiyonlar arasında işlem geçişlerini düzenler. 3. Parti yazılım ve uygulamalarla entegrasyon kurar. Uygulamanızın genişletilmesine imkan verir.

İş Akış Tasarımcısı nedir?
Workcube'te yer alan her bir iş fonksiyonu ekranında formların içinde çoğunlukla form elemanlarının ilk sıralarında “Süreç” etiketli bir selectbox görünür. Bu selectbox Workcube formları içinde en kritik elementtir. Yapacağınız işlemin kontrolünü yapar, gideceği yönü belirler, uyarılar yapar, mailler atar, bir başka makineyi tetikler, bir başka sunucudan sizin için bir sorgu çeker, işlemi yapıp yapamayacağınıza karar verir.  Kısaca bu selectbox Workcube'ün kullanıcıya gözüken ve arkasında kapsamlı bir yaklaşım ve mantık silsilesi içeren prosess çekirdeğidir.

Kurumlarda; işleri yapanlar, kontrol edenler, onaylayanlar, denetleyenler, son kararları verenler vardır. Organizasyonlarda; prosedürler, şirket kuralları, limitler, sınırlar, ödüller, yaptırımlar oluşur. İş akış tasarımcısı işletmenin değişen koşullara uyum sağlaması için imkanlar sunar.

İş Akış Tasarımcısının ne işe yaradığını ve nasıl kullanıldığını anlatmak üzere aşağıda 3 örnek vaka size yol gösterecektir.

Örnek 1
Satış ekibinde yer alan müşteri temsilcisi yeni bir müşteri ziyaretine gider. Müşteri bilgisini ilgili ekranda yer alan süreç selectbox’ındaki “İLK KAYIT” aşamasıyla kaydeder. Kaydet işlemiyle birlikte  Finans departmanında risk kontrol uzmanına uyarı gider.  Uzman prosedüre uygun olarak risk kontrolünü yapar. Müşteri ekranındaki süreç selectbox’ında iki aşama vardır. “ONAY ve RED” Onayı seçerse Müşteri temsilcisine 10.000 TL’ye kadar vadeli satış yapabilirsin bildirimi gider. RED seçerse sadece peşin satış yapabilirsin bilgisi gider.
Müşteri temsilcisi risk biriminden gelen onay ile müşteri ekranındaki selectbox’ı “SATIŞ” aşamasında getirir ve muhasebe hesap bağlantıları otomatik yapılır ve muhasebe birimine hesap planında yeni bir müşteri için bir kod atandığı bilgisi gider.

Örnek 2
Müşteri temsilcisi bir müşteriden yeni bir sipariş alır. Sipariş ekranındaki süreç selectbox’ında “KONTROL” aşamasıyla kaydetmek istediğinde sipariş tutarının müşterinin serbest risk limitinden daha yüksek olduğunu ve müşteriye bu durumu bildirmesi gerektiğini uyarır. Siparişte talep edilen ürünlerden bir tanesinin depoda olmadığını ve üretim yapılması gerekeceğini belirtir. Müşteri temsilcisi bu durumda “ÖDEME BEKLEYEN SİPARİŞ” selectbox statüsü ile siparişi kaydeder.

Örnek 3
Müşteriden gelen banka havalesi kaydedildiğinde iş akış tasarımcısı müşterinin serbest limitini otomatik olarak günceller ve “ÖDEME BEKLEYEN SİPARİŞ” statüsündeki sipariş aktive edilir. “SEVK – ÜRETİM” aşamasına gelir. Üretim planlama ekranında Üretim Emirleri listesi içinde eksik olan ürün yer alır ve Üretim ekibine bildirim yapılır. Üretimin yapılabilmesi için eksik malzemeleri tespit eder.

Yukarıdaki örneklerde göreceğiniz gibi işletmelerde çok farklı iş akış vakaları olabilir. Workcube iş akışlarında meydana gelen farklı ihtiyaçları karşılamak için tasarlanmıştır.

İş akış tasarımı yapmak için aşağıdaki 6 tanımı anlamalısınız.

1. İş Objesi: Tarayıcınızda URL bölümünde yer alan "Fuseaction="  olarak tanımlanmış iş objeleridir. Her bir iş objesinin yapısına göre Add, Upd, List gibi event’leri vardır. Örneğin çalışanların eklenmesi, güncellenmesi, listelenmesinden oluşan 3 ekranın toplamı “Çalışan” iş objesidir. 
2. Süreç: Bir veya birden çok iş objesinde kullanabilen ve iş objelerinin kayıt ve güncelleme veya silme esnasında iş objesine belge akışı, öncül kontrol yeteneği kazandıran ve işlem gerçekleştirdiğinde ardışık olarak bir dizi ek aksiyona neden temel bir yapıdır.
3. Süreç Aşaması: Bir işlem gerçekleştirilirken farklı kullanıcı veya departmanların onay, red, kısmi onay, kontrol, uyarı gibi mantıksal iş akış kurgularının eklenebileceği belge akışını düzenleyen aşamalardır.
4. Kontrol Kodu/Dosyası: Sürecin tamamında veya bir aşamasında işlemin sonuçlanmadan önce yani “KAYDET” veya “GÜNCELLE” butonlarına basıldığında kontroller yapan ve bu doğrultuda uyarılar verebilen ve işlemin sonlandırılması/sonlandırılmamasına karar veren kısa veya uzun (işlevine göre) kod parçacığıdır.
5. Aksiyon Kodu/Dosyası: Sürecin tamamında veya bir aşamasında işlem gerçekleştikten sonra yani “KAYDET” veya “GÜNCELLE” butonlarına basıldığında ek işlevler yapan  kısa veya uzun (işlevine göre) kod parçacığıdır.
6. Roller: Sürecin hangi aşamasında kimlerin yetkili olduğu ve kimlere uyarı yapılacağı yada onay bilgisi istenmesi gerektiğini tarif eden rol-yetki mekanizmasıdır.

+ butonuna tıklayarak sürece yeni bir "aşama" eklenebilir veya Aşama kolonuna tıklayarak aşama güncellenebilir.

Tavsiye
İş akış tasarımı yapmadan önce organizasyonunuz ve iş süreçlerinizi analiz edin. Kontrol ve denetim yaklaşımlarınızı gözden geçirin. İşletmeniz içindeki rolleri belirleyin. W3 iş aileleri ve iş objeleri listesi üzerinde iş akış kurgunuzu mantıksal bir yaklaşım ile oturtmaya çalışın. "Kim hangi işlemlerde hangi rolleri üstlenmeli?" sorusu temel bakış açınız olsun.

Not
Workcube çalışanları, iş ortakları ve müşterilerinden oluşan ekosistemde işletmenize uygun İş Akış tasarımları bulabilirsiniz.