Avans Talebi Süreç Akışı

Workcube'te yer alan her bir iş fonksiyonu ekranında formların içinde çoğunlukla form elemanlarının ilk sıralarında “Süreç” etiketli bir selectbox görünür. Bu selectbox Workcube formları içinde en kritik elementtir. Yapacağınız işlemin kontrolünü yapar, gideceği yönü belirler, uyarılar yapar, mailler atar, işlemi yapıp yapamayacağınıza karar verir. Kısaca bu selectbox Workcube'ün kullanıcıya gözüken ve arkasında kapsamlı bir yaklaşım ve mantık silsilesi içeren prosess çekirdeğidir.

Çalışanların avans taleplerini süreç yapısı ile onaylanır veya reddedilir, belli bir miktarda avans verilebilir veya çalışan maaşına göre oranlanabilir. 

Yol: Kontrol Paneli > BPM > Süreçler

Süreç tasarımı

Süreç bir veya birden çok iş objesinde kullanabilen ve iş objelerinin kayıt ve güncelleme veya silme esnasında iş objesine belge akışı, öncül kontrol yeteneği kazandıran ve işlem gerçekleştirdiğinde ardışık olarak bir dizi ek aksiyona neden temel bir yapıdır. Avans taleplerinde yer alan onay-uyarı mekanizmalarının sağlıklı bir şekilde çalışması için öncelikle süreç ve aşamaları doğru bir şekilde kurgulamak gerekir. İlk aşama sürecin oluşturulmasıdır. Avans Talepleri için bir süreç oluşturulur.

• Ana Süreç: Temel fonksiyonlardır. Modüller ana süreç olarak nitelendirilebilir. Avans taleplerinin ana süreci İnsan Kaynakları olarak seçilir.
• Süreç: Kullanılacak sürecin isimlendirildiği alandır.
• Açıklama: Varsa süreçle ilgili açıklamanın girildiği alandır.
• İlişkili Şirketler: Tasarımı yapılan sürecin hangi şirketlerde geçerli olacağı ilişkili şirketler üzerinden belirlenir. Her şirket farklı süreç/aşamalar olarak kurgulanabilir ya da tek bir süreç içerisinden ilişkili şirketler alanında birden fazla seçim yapılarak hangi şirketlerde geçerli olacağı belirlenir.
• Fuseaction: Tarayıcıda URL bölümünde yer alan "Fuseaction="  olarak tanımlanmış iş objeleridir. Sürecin hangi sayfalarda kullanılacağı belirtilir.
• Aşamalar geriye dönebilir: İşaretlendiği zaman süreçle ilgili aşamaların geriye dönük seçilebilmesi sağlanır. (Örneğin; kayıt aşamasından sonra 1. Amir onay aşamasının geldiğini düşünelim. Checbox seçilmemişse Avans talebi eğer 1.Amir onay aşamasına getirildiyse sayfada bir önceki aşama olan Kayıt aşaması gelmeyecektir.)
• Aşamalar manuel değiştirilebilir: Checkbox işaretlenir ise çalışanların selectbox olarak gelen süreçlerde onay bakılmaksızın manuel değişiklik yapabilmesini sağlar.
• Üst Departman: Sürecin bağlı bulunduğu üst departmanın seçilir. (Zorunlu bir alan değildir, departman bazında süreç oluşturulmuşsa doldurulması gerekir.)
• Departman: Sürecin bağlı bulunduğu departman seçilir. (Zorunlu bir alan değildir, departman bazında süreç oluşturulmuşsa doldurulması gerekir.)
• Sorumlu: İlgili süreçten sorumlu bir kişi varsa bu kişi seçilir. (Zorunlu bir alan değildir.)
• Main Action/Displayfile: Sürecin tamamında yani bütün aşamalarda kaydetmeden önce veya kaydettikten sonra ek işlevler yapan kısa veya uzun (işlevine göre) kod parçacığıdır.

Aşamaların Oluşturulması

Bir işlem gerçekleştirilirken farklı kullanıcı veya departmanların onay, red, kısmi onay, kontrol, uyarı gibi mantıksal iş akış kurgularının eklenebileceği belge akışının düzenlenmesi aşamalar üzerinden ilerler.

• Aşama: Aşamanın isimlendirildiği alandır.
• Action File/Display File: Kod parçacığı. Süreç ve aşama arasındaki fark şudur; Süreç alanında eklenen Main Action/Main Display File süreç içerisine dahil olan bütün aşamalarda çalışır. Aşama içerisinden eklenir ise sadece bulunduğu aşamada çalışır.
• Template Print: Aşamayla ilgili bir print alınıyor ise ilgili şablon seçilir. Onay/Uyarı ekranında Önizleme yapılamıyor uyarısı burada şablon eklenmemesinden dolayı gelir. 
• Checker: Onayların çalışabilmesi ve kurgulanabilmesi için işaretlenmesi gereken alanlardır. Checker işaretlenmez ise onaylar açılmayacaktır.
• Checkera güncelleme yetkisi ver: checkboxı işaretlenir ise checkera eklenen çalışanlara süreçler arasında güncelleme yetkisi verilmiş olur.
• Tüm Çalışanlar: Başvurularda tüm çalışanların seçilmesi maker alanında seçim yapma zorunluluğunu ortadan kaldıracağı için izinler ve avansların başvurularında işaretlenmesi kolaylık sağlar. Avans talebi ilk kayıt için tüm çalışanlar seçilebilir.
• İletişim: Kişilere gidecek uyarıların hangi kanallar üzerinden iletileceğinin seçildiği alandır.

İpucu: E-mail çalışan kartındaki e-posta alanından veri çeker. Bu alanın kullanılabilmesi için çalışan kartındaki alanın dolu olması ve kurulumda e-mail entegrasyonunun yapılmış olması gerekir.

Örnek Avans Talebi Süreç-Aşama Kurgusu

Süreçler ve aşamalar her şirketin işleyişine göre farklılık gösterir. Aşağıda örnek olarak 2 farklı süreç aşama kurgusu bulunur, bu aşamalar örnek olarak verilmiştir. İmplementasyon esnasında İK Birimi ile Avans Talebi yaşam döngüsü üzerine çalışılmalıdır.

Onay-Uyarı Tasarımı

Onay-uyarı tasarımı yapılabilmesi için "Checker" alanının seçili olması gerekir. Bu alan işaretlendiğinde ekranda onaylarla ilgili seçimler açılacaktır.

Onay: checkboxı işaretlenir. Bu aşamada onay verirken yorum yapılması zorunlu kılınmak isteniyorsa “Yorum zorunlu olsun” checkboxının da işaretlenmesi gerekmektedir.

Onay verildikten sonra sürecin daha önce kurgulanmış olan hangi aşamaya geçmesi isteniyorsa bu aşama seçilir. Örneğin: 1.Amir Onayladı

Red checboxı işaretlenir. Bu aşamada red verirken yorum yapılması zorunlu kılınmak isteniyorsa “Yorum zorunlu olsun” checkboxının da işaretlenmesi gerekmektedir.

Red verildikten sonra sürecin daha önce kurgulanmış olan hangi aşamaya geçmesi isteniyorsa bu aşama seçilir. Örneğin: 1.Amir Reddetti

Onay-Uyarı tasarımlarında süreci işleten, işlemi yapan ya da işlem yapılan alanlarında yapılan seçimler önemlidir. 

1. İşaretlenirse aşamada işlem yapan kişinin amirlerinden onay alınır.
2. İşaretlenirse talepte bulunan kişinin amirlerinden onay alınır.
3. Checkerdan onay al işaretlenirse aşamada checker olarak seçilen kişilerden onay istenir.
4. İlk kayıt yapana bildirim yap işaretlenirse talepte bulunan kişiye iletişim kısmında seçilen alanlara göre bildirim gitmesi sağlanır.
5. Sayı giriniz alanında Checker olarak seçilen kişilerden kaçından onay isteneceğinin belirtildiği alandır. Örneğin; checker alanında 5 kişi seçildi ama sayı alanına 3 yazıldı. 5 kişiden sadece 3 kişinin onay vermesi yeterli olacaktır.
   
6. Workflow işaretlenmediği sürece ekranda çan ikonun yani onay-uyarı alanında görüntülenmeyecektir. Onay-Uyarı mekanizması ilerletiliyor ise mutlaka workflow kutucuğu işaretlenmelidir.

Workflow görünümü

Dikkat: Onay-Uyarılarda aşağıdaki kurallara dikkat edilmelidir.

• Onay süreci ilerletilecek her aşama için yukarıda anlatımı yapılan kurgu yapılmalıdır.
• Bildirimler “İletişim” alanındaki seçimlere göre yapılır. Chatflow, workflow, e-mail, sms gibi kutucuklar dikkatli seçilmelidir.
• “Tüm Çalışanlar” checkboxı işaretli olmayan aşamaların çalışanlar tarafından kullanılabilmesi için maker seçiminin yapılmış olması gerekmektedir. Maker olarak eklenmemiş çalışanlar bu süreçlerde yetkisiz olacaklardır.